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eSocial - O programa digital que chega para melhorar (ainda mais) a sua empresa

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Otimização de Processos

Seja no ambiente social ou corporativo, nós estamos vivendo uma época na qual otimizar processos, reduzir burocracias e promover mudanças construtivas através da digitalização e avanços tecnológicos que beneficiam o aproveitamento do tempo e, consequentemente, a nossa vida, são premissas indispensáveis.

Quando melhoramos nosso jeito de conduzir tarefas e atividades comuns ao cotidiano profissional nós estamos evoluindo como sociedade e também como parte atuante no mercado. Nesse sentido, surge um novo padrão de unificação dos processos, documentações e registros em escriturações trabalhistas que são rigorosamente apresentados ao Governo Federal, via acesso online e digital: o eSocial.

Provavelmente você já ouviu falar que todas as nossas documentações – CPF, RG, Título de Eleitor e outras – serão unificadas em um só documento oficial, certo? Pois então, é o mesmo que se aplicará com a implementação do eSocial em nossa rotina corporativa, tendo como foco a simplificação de escriturações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Logo do eSocial - Programa Digital para melhorar sua empresa

Com ele, etapas fundamentais em gestão de pessoas e na regularização trabalhista serão agrupadas e condensadas em um único processo, gerando um movimento singular e mais prático de envio e validação junto ao Governo, o que reduz etapas e procedimentos extensos, que por muitas vezes implicam em falta de padronização e simplificação, dois pontos que fazem total diferença em Recursos Humanos.

Mas, é só isso que define o eSocial? E como o sistema muda minha rotina? O que preciso fazer para me adaptar? Minha empresa será prejudicada?

A New Company se preocupa e compreende que o momento é de transição e adaptação ao novo procedimento, por isso, compartilhamos agora com você respostas para algumas de suas dúvidas sobre o eSocial. Acompanhe.

O que é o eSocial?

O eSocial é um sistema específico do Governo Federal, com o objetivo de unificar o envio de informações ao Governo que são necessárias para validação da folha de pagamento do trabalhador, bem como questões relacionadas à previdência social e aspectos fiscais, jurídicos e tributários exigidos pela Receita Federal, Ministério do Trabalho, INSS e Caixa Econômica Federal.

Para facilitar o entendimento, compare o eSocial com o telefone celular. Com ele, nós fazemos desde o pagamento de contas e envio de arquivos até o reconhecimento de localização geográfica, acesso à informação em tempo real e a comunicação com nossos familiares, colegas de trabalho e amigos. Tudo concentrado em um único item, o aparelho. O mesmo acontece com o eSocial, que vai contemplar várias funcionalidades e validações no espaço individual: a página digital do programa governamental em questão.

O eSocial envolve todas as áreas da empresa ou apenas o Departamento Pessoal?

Sob o aspecto estrutural, o impacto do eSocial está diretamente ligado ao Departamento Pessoal, braço do RH. É uma mudança que chega para facilitar os eventos trabalhistas e, por conseguinte, todo o ciclo de produção e desempenho da sua empresa. Já sob o aspecto organizacional, ele envolve todas as áreas da empresa por ser uma nova forma de registrar os trabalhadores, o que exige um esforço conjunto de adaptação que engloba todas as esferas da sua instituição, tais como Gestores, DP/RH, Segurança e Saúde do Trabalhador (SST), Contatos, Contábil/Fiscal, Jurídico, TI, entre outros departamentos.

E quem deve entrar no eSocial?

Todas as empresas devem entrar no eSocial, inclusive as micro e pequenas, além daquelas que complementam obrigações acessórias via Simples Nacional. Até os órgãos públicos serão obrigados a entrar no eSocial. Contudo, a única exceção dada está direcionada os microempreendedores individuais (MEI) que atuam no mercado sem 1 (um) colaborador adicional – o que é permitido para a categoria. Em suma, apenas os microempreendedores individuais sem colaborador adicional estão isentos da obrigatoriedade.

Com o eSocial, pontos negativos como multiplicidade de informações, erros de aplicação e ausência de padronização serão sanados?

Sem dúvida. O eSocial tem como meta específica trazer melhoria expressiva nesses e muitos outros aspectos que, hoje, não funcionam com tanta eficácia por contadas complicações e tempestividades ao longo de todo o processo. Com a unificação e a padronização impostas pelo eSocial, o repasse de eventos trabalhistas ao Governo tende a fluir com mais agilidade e assertividade, o que representará ganhos em gestão de tempo, disciplina, simplificação de etapas, organização, qualificação da informação e fechamento de Folha.

Qual é o primeiro passo para uma boa implantação do eSocial?

O sucesso na implantação do eSocial está na qualificação e no saneamento cadastral. Portanto, o primeiro passo é fazer uma análise prévia e a reparação dos dados à serem enviados, tais como os dados do empregador e empregados, cargos dos trabalhadores (CBO - Código Brasileiro de Ocupação), horários de trabalho e as rubricas de eventos da folha de pagamento. Estes são os pontos principais para uma implantação tranquila e eficaz.

Na prática, como ele funciona?

Não há muito mistério. As informações sobre colaboradores pertinentes ao CAGED, SIRETT, GFIP, RAIS e outros órgãos federais mediadores do eixo empregador e empregado são enviadas para o eSocial. Tais informações e respectivos relatórios serão pautados nos seguintes tópicos:

  • Admissões e desligamentos;
  • Alterações salariais;
  • Horas trabalhadas;
  • Folha de pagamento.

Assim, e sempre levando em conta sua natureza, haverá um prazo específico de envio para cada relatório. Dados de admissões e desligamentos são encaminhados ao eSocial no ato de contratação ou demissão, já relatórios e informações acerca da folha de pagamento devem ser agregados até o dia 7 do mês posterior. Todo esse processo garante o recolhimento de tributos e do FGTS de forma mais prática, segura, coesa, pontual e assertiva.

Ouvi falar que o eSocial reduz muitas obrigações acessórias. É verdade?

Sim. O eSocial reduz quinze obrigações, mais precisamente. São elas: GFIP, CAGED, RAIS, LRE, CAT, CD, CTPS, PPP, DIRF, DCTF, Quadro Horário de Trabalho, MANAD, Folha de Pagamento, GRF e GRRF, GPS. Com o novo recurso, as empresas unificam o envio de todas as obrigações citadas, o que, atualmente, ocorre de forma também digital, porém, individual. Estas migrações acontecerão de forma gradativa, vale lembrar.

Quantas vantagens! Existem outras?

Com o eSocial, as empresas possuem acesso e contato direto com vários órgãos do Governo através de uma só fonte de informações, que está direcionada para o atendimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias requisitadas.

A integração dos sistemas digitais das empresas com o eSocial também é uma grande vantagem, uma vez que viabiliza a transmissão e automação das informações e histórico de todos os empregados, além da já citada padronização e incorporação dos cadastros físicos e jurídicos junto ao Governo.

Com o eSocial, as leis trabalhistas e fiscais também mudaram?

O eSocial não interfere ou muda nada na legislação vigente. O seu papel está atrelado à unificação do envio dos dados requeridos pelos agentes governamentais, somente. É um recurso de padronização, otimização do tempo e redução burocrática, não um processo de mudança direta em leis e premissas que toda empresa deve cumprir perante ao Governo.

Aliás, o grande impacto também está na fiscalização, já que o eSocial traz a possibilidade de tal atividade ser feita automaticamente, e não quando o fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho comparece na sua empresa e solicita verificar os registros trabalhistas.

Eu não vejo necessidade em entrar no eSocial. É possível recusar o novo padrão digital?

De jeito nenhum! O eSocial é um novo programa de unificação obrigatório pelo Governo Federal. Não por acaso a exigência é que todas as empresas já tenham ele em vigor a partir do dia 16 de julho de 2018. A empresa que optar por ignorar a implementação do eSocial poderá arcar com punições tributárias, previdenciárias e trabalhistas que estão devidamente previstas em suas legislações, incluindo o encerramento de suas atividades comerciais.

E qual é o meu prazo para implementar o eSocial na minha empresa? Será tudo de uma vez?

Vamos por partes. A implantação não será de uma só vez e sim de forma gradativa, com prazo definido para cada etapa e para cada fase. O Governo Federal separou em 3 Etapas a implantação do eSocial em todo o território nacional que, na verdade, são 4 grupos:

  • Empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões, que teve o início da primeira fase em janeiro/2018;
  • Demais Empresas, com faturamento anual de até R$ 78 milhões, exceto empregadores da coluna azul, veja abaixo, teve início da primeira fase em julho/2018;
  • Empregador pessoa física, Optantes pelo Simples, Produtor Rural Pessoa Física e Entidades sem fins lucrativos, cuja primeira fase terá início em janeiro/2019;
  • Órgãos públicos e Organizações Internacionais, cuja primeira fase terá início em janeiro/2020.

Para todos os grupos, cada fase tem duração de 2 meses. E, ao todo, serão 5 fases.

  1. Cadastros do empregador e tabelas;
  2. Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não-periódicos);
  3. Folha de pagamento;
  4. Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social);
  5. Dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).

Veja o quadro abaixo, com o cronograma oficial, que separamos para você:


Fonte: portal.esocial.gov.br

O eSocial é uma transformação digital e cultural no trabalho executado com tanto empenho pelas empresas brasileiras de RH, elas que têm como desafio conciliar as premissas das legislações trabalhistas, fiscais e tributárias do nosso país ao serviço de qualidade, disciplina, pontualidade e gestão do potencial humano, presente no coração de cada corporação.

Sabemos que o assunto está longe de terminar e vai exigir uma boa dose de determinação e paciência por parte das corporações, mas garantimos que a New Company está 100% disponível para tratar estas e outras dúvidas com você, facilitando ainda mais essa fase de transição tão importante para todos nós.

Alguma dúvida ficou de fora? Gostaria de aprofundar ainda mais o seu entendimento sobre o eSocial na prática e como deve ser o processo de adequação na sua empresa? Então, entre em contato conosco, enviando suas dúvidas e considerações ao nosso e-mail: esocial@gruponewcompany.com.br para que possamos ajudar você e o seu time em mais uma significativa e desafiadora mudança que será sinônimo de dinamismo e sucesso. MUITO sucesso.